1. INTRODUCCIÓN
Diariamente invertimos una importante cantidad de tiempo y energía delante de dispositivos electrónicos, ya sea buscando información por Internet, gestionando nuestro correo, interactuando con otras personas o generando contenidos. En muchas ocasiones, y por diferentes motivos, este tiempo invertido no resulta proporcionalmente en una mayor eficiencia o productividad en nuestro trabajo.
Se ha demostrado que el impacto de las tecnologías digitales en la forma en que los profesionales sanitarios emplean su tiempo afecta múltiples dominios clave, incluidos la productividad, la satisfacción laboral y la del paciente, además del bienestar personal en su conjunto.
La idea principal que debemos tener en cuenta a la hora de hablar de productividad digital es que nuestro objetivo no es el de conseguir trabajar más sino mejor, es decir, establecer una serie de pautas, hábitos y estrategias que nos ayuden a que todo el tiempo que pasamos delante de una pantalla haciendo algo sea tiempo de calidad. Tiempo bien invertido.
En definitiva, ser más productivos significa utilizar todos los conocimientos, habilidades y herramientas que hoy en día tenemos a nuestro alcance para conseguir nuestros objetivos profesionales o personales en el menor tiempo posible.
2. PROPUESTA DE SISTEMA DE PRODUCTIVIDAD PARA EL PROFESIONAL SANITARIO: GTD-PARA
La productividad personal puede definirse como la capacidad que tenemos para realizar acciones de una forma controlada y eficiente en términos de tiempo, atención y energía. Si hablamos de productividad en la gestión del conocimiento personal, esta podría definirse como nuestra capacidad para organizar, gestionar y aplicar de forma efectiva el conocimiento y la información que capturamos para alcanzar nuestros objetivos personales o colectivos y crear valor.
Por tanto, el objetivo principal de un sistema de productividad personal no es hacer el máximo número de tareas por hora, sino establecer un sistema coordinado, adaptado a nosotros e integral para mejorar nuestra efectividad a través del control de los flujos de trabajo y de la información que nos llega. Nuestro sistema, además, debe ayudarnos en la carga mental y la toma de decisiones, a optimizar la gestión del conocimiento y potenciar la creación de valor.
Para resumir esta primera parte introductoria al sistema GTD-PARA, podemos decir que tener un sistema digital centralizado para gestionar tareas y conocimiento ayuda a mejorar la eficiencia y organización en el trabajo, es decir, la productividad.
3. CREA TU SISTEMA DE PRODUCTIVIDAD DIGITAL PERSONALIZADO
Una vez conocido y entendido el sistema GTD-PARA, existen algunos elementos del sistema que deben personalizarse para que sea efectivo. Así mismo, dentro de los miles de herramientas digitales disponibles que nos pueden ayudar a desarrollar el sistema, elegiremos las que mejor nos convengan.
Sin embargo, hay algunos elementos estructurales dentro del sistema que son (o deberían ser en la mayoría de los casos) integrados dentro del sistema para mantener el control de nuestro orden digital.
4. HERRAMIENTAS DIGITALES PARA MEJORAR NUESTRA PRODUCTIVIDAD PERSONAL
Del mismo modo que utilizamos listas y recordatorios en nuestra vida cotidiana para múltiples cosas (desde hacer la compra a recordar los cumpleaños), lo cual no deja de ser una tecnología (papel y lápiz, post-it, etc.), existen hoy en día herramientas dedicadas a este fin llamadas gestores de tareas, las cuales mejoran y facilitan la creación y el uso de listas.
De esta forma un gestor de tareas es como una lista a la cual podemos ir añadiendo todas las acciones pendientes para los próximos días, tanto a nivel personal como profesional.
La mayoría de los gestores de tareas permiten disponer de listas diferentes para tener todo bien organizado, así como la posibilidad de incluir alarmas y recordatorios que nos avisen cuándo tenemos que completar la tarea en función del plazo que le asignemos.
Y con este objetivo existen cientos de aplicaciones que nos pueden ayudar. Pero de entre todas ellas vamos alguna que representa muy bien la gestión de tareas. Hablaremos de Tareas de Google, una aplicación sencilla, pero a la vez bastante bien integrada con el resto de aplicaciones del ecosistema Google.
4.1 Notion: el núcleo de nuestro sistema de productividad
Notion (notion.so) es una herramienta de productividad digital que permite crear sistemas personales de organización de información digital. Combina multitud de funcionalidades conocidas de otras herramientas de forma centralizada, como la edición de texto (Microsoft Word, Google Docs) y de hojas de cálculo (Microsoft Excel, Google Sheets), toma de notas (Evernote, Microsoft OneNote, Google Keep), captura de enlaces web (Pocket), gestión de tareas (Trello, Todoist), bases de datos (Airtable) y proyectos y tareas (Asana), y un largo etcétera.
Gracias a la integración conjunta de todas estas funcionalidades, Notion se cataloga como una aplicación de área de trabajo “todo en uno”, donde prácticamente podemos desarrollar todas las funciones de gestión de información, de conocimiento y creación digital que necesitamos.
4.2 Gestor de eventos y agenda digital: Google Calendar
La gestión de una agenda es otra de las cosas que incide directamente en nuestra productividad, porque gracias a ella tendremos la capacidad de asignar tiempo a nuestras tareas o gestionar los eventos o citas importantes de nuestro día a día.
Del mismo modo que ocurre con los gestores de tareas, las aplicaciones de calendario han ido evolucionando y cada vez permiten hacer más cosas, integrándose perfectamente entre nuestros ordenadores y dispositivos móviles, y sincronizándose entre sí, para poder ser consultadas en cualquier momento.
Por su facilidad, integración y versatilidad, hemos vuelto a elegir la aplicación dedicada a la gestión de calendarios de Google para abordar en este tema. Google Calendar es una aplicación de gestión de calendario en línea desarrollada por Google. Ofrece una variedad de características y funciones diseñadas para ayudarnos a organizar nuestro tiempo y programar eventos, reuniones y recordatorios de manera efectiva.
5. LOS DIEZ MANDAMIENTOS EN PRODUCTIVIDAD DIGITAL
Los 10 mandamientos de productividad digital para el profesional sanitario:
- Evita cambios de contexto
- Prioriza tareas de valor
- Elimina distracciones
- Revisión semanal obligatoria
- Enfócate en una tarea a la vez
- Usa la tecnología a tu favor
- Establece límites claros
- Mantén un entorno ordenado
- Desarrolla habilidades de autogestión
- Cuida tu salud mental y física