3.1. Identificación fehaciente
Aunque resulte extraño o incomprensible la suplantación de identidad, también es un problema en la identificación de los pacientes. Por ello, siempre que la situación lo permita se debe confirmar la filiación del paciente con algún documento oficial que tenga foto.
Otro elemento de confusión que puede ocurrir en esta fase, pero que nos acompañará en todas las tareas de la identificación del paciente tiene que ver con la propia forma de los nombres en nuestro entorno, porque pese a que los nombres presentan por lo general tres elementos identificativos (nombre y dos apellidos), es frecuente que ciertas combinaciones comunes se encuentren repetidas. Por ello, se aconseje añadir en la identificación, sobre todo en la inicial, al menos un número de documento y la fecha de nacimiento.
3.2. Colocación de la pulsera identificativa
Además de confirmar la identidad del paciente con él mismo o un acompañante, antes de colocar la pulsera identificativa deben tenerse en cuenta precauciones relativas al proceso clínico del paciente y sus características. Por ello, se recomienda que la colocación de la pulsera la realice el personal sanitario. No se trata sólo de evitar que la pulsera se coloque demasiado apretada, sino de que no se coloque en el miembro donde se va a realizar alguna actuación clínica, o en un lugar que pueda resultar dañino para el paciente, como por ejemplo en una fístula arterio-venosa.
Actualmente la mayoría de las pulseras llevan un código de barras para que los sistemas informáticos mediante el uso de un lector óptico incorporen los datos del paciente en los registros de actividades de los profesionales. Esto implica que se ha de ser cuidadoso al colocar la pulsera, de forma que el código no se arrugue o se corte.
Las pulseras de identificación se recomiendan en todas las instancias de atención de centros sanitarios, incluyendo zonas de atención temporal o ambulatoria, como urgencias o hospitales de día, independientemente de la posible vulnerabilidad del paciente.
En algunos sistemas y centros, la pulsera identificativa incluye información de alerta, por ejemplo sobre alergias o sobre riesgo de caídas, pero está por demostrar la legalidad y utilidad de tales medidas.
3.3. Confirmar la documentación clínica
En los casos en los que se emplee documentación en formato papel se recomienda confirmar en su recepción que se corresponde con el paciente, usando tres elementos de identificación. Estos son:
- Nombre y apellidos.
- Número de historia clínica.
- Un elemento numérico según el protocolo local.
Pese a esta medida, ha de tenerse en cuenta lo comentado respecto a las etiquetas identificativas. De tal manera, que en los centros en los que se trabaje con carpetillas separadas por especialidades médicas, existe la posibilidad de que aparezcan documentos no correspondientes al paciente.
3.4. Rutina de identificación
Se recomienda que por lo menos al inicio de cada atención o turno de trabajo y antes de cualquier intervención invasiva o de la cual se desprenda un informe o resultado diferido en el tiempo, se realice una rutina de identificación completa que incluya tres elementos de identificación. Estos elementos de identificación serán el nombre y apellidos, el número de historia clínica y la fecha de nacimiento. Esta información será contrastada con la información verbal que figure en la pulsera identificativa.
Jorge es fisioterapeuta y sale a la puerta de su zona de trabajo para llamar al siguiente paciente. Ya ha aprendido que debe llamar por nombre y apellidos pues cada vez que decía “el siguiente” se formaba un pequeño revuelo en la salita. Llama a “Maria Pérez” y Jorge se da la vuelta entrando en la consulta.
Jorge mira la ficha y le manda quitarse la ropa de la parte superior del cuerpo. Le aplica un tratamiento basado en la administración de calor y ondas de choque en la zona cervical.
Acto seguido Jorge sale a la puerta a llamar al siguiente paciente. Mira la lista y siente cómo un hormigueo le recorre la espalda. “¿Maria Pérez?” dice muy bajo; una señora se levanta y entra.
La mayoría de las organizaciones especializadas en seguridad recomiendan añadir un elemento numérico al identificar a un paciente, pero a la hora de integrar esto en las rutinas diarias se hace difícil.
Sin embargo se pueden tomar otras medidas preventivas que nos pongan en alerta ante casos de identidades similares. Por ejemplo, no poner a pacientes con el mismo nombre o apellido en una misma habitación, o revisar los listados de trabajo antes de comenzar a aplicar cuidados, buscando posibles elementos de confusión, tomando en este caso medidas adicionales.
“Oiga, muy bueno este calor en el cuello, pero no sé que puede tener que ver esto con mi dolor de cadera”, le dijo a Jorge la primera paciente, mientras él se dirigía a la mesa para ver las fichas de tratamiento.
3.5. Identificación de la documentación, muestras y resultados
Conocer los riesgos de errores en solicitudes y documentos es la mejor manera de prevenir que la organización de las tareas mantenga ciertas medidas de seguridad. Entre las medidas a adoptar están:
- No realizar el marcado de solicitudes “en serie” tras contactar con varios pacientes (en los pases de visita, por ejemplo).
- Es primordial evitar como identificador, el uso de datos incompletos o inadecuados como el número de habitación y cama.
- La identificación de los envases de pruebas que impliquen recogida de muestras es recomendable que se haga con la solicitud de la prueba, comprobando la identificación correcta de volante y envases.
- Es recomendable disponer de un catálogo de pruebas disponibles en cada centro y de los envases destinados a las mismas.
La recepción de resultados de pruebas es otro posible punto de errores relativos a la identificación del paciente, si esta se realiza atendiendo a elementos inadecuados como el diagnóstico o el número de cama. Se recomienda realizar la tarea por pares, comprobando al menos dos elementos de identificación para cada documento.
Se han de evitar las interrupciones en las tareas de identificación de envases y tratamientos o en la colocación de resultados en las historias clínicas cuando estas se realicen “en bloque” para un conjunto de pacientes.
En las pruebas de diagnóstico por imagen la tendencia a informar en diferido de los resultados de los estudios daban lugar a errores de identificación para cuya solución ha resultado efectivo añadir el uso de fotografías de los pacientes como parte del archivo de datos de identificación de la prueba.
3.6. Retirada de la identificación al alta
En los centros de atención con ingreso temporal, uno de los momentos críticos respecto a los errores de identificación de pacientes se producen al alta de los pacientes. Si algún elemento de identificación permanece, como en el primer caso reseñado, puede conducir a errores muy difíciles de detectar.
En el caso de tratarse de un traslado a otro centro sanitario o sociosanitario, se recomienda que el paciente mantenga la pulsera identificativa hasta encontrarse en el centro de destino, en especial si ha de realizar el trayecto sin familiares o acompañantes allegados.
3.7. Pacientes no identificados y recién nacidos
En los manuales de procedimiento de identificación de pacientes, se ha de definir la forma de asignar una identificación a pacientes sin filiación conocida que deban ser atendidos en el centro sanitario, con el fin de permitir generar una identidad o número de historia al que asignar peticiones, resultados y tratamientos. Dicha identificación es provisional y queda pendiente de poder documentarse de forma fehaciente la identidad de la persona atendida.
Otro supuesto especial en la identificación de pacientes viene regulado por la ley 20/2011 del registro civil y los reglamentos y órdenes que lo desarrollan y es la identificación de los recién nacidos y la vinculación materno-filial.
Según el artículo 46: ”El personal sanitario que asista al nacimiento deberá adoptar, bajo su responsabilidad, las cautelas necesarias para asegurar la identificación del recién nacido (sic), en todo caso se tomarán las dos huellas plantares del recién nacido junto a las huellas dactilares de la madre para que figuren en el mismo documento”. Pero esta identificación en muchos centros NO implica la apertura de una historia clínica propia para los recién nacidos sanos, quedando las actuaciones y registros realizados al mismo, dentro de la historia de la madre.
Los protocolos habituales de identificación materno-filial incluyen unas pulseras dobles con un número identificativo que se colocan a la madre y al recién nacido siendo este identificado como: “Recién nacido (sexo) hijo/a de XXXXX”. Este protocolo ha de aplicarse muy cuidadosamente en los casos de partos múltiples, si a estos no les fuese necesario crearles la historia clínica.
A los recién nacidos a los que por sus circunstancias clínicas se les ha de crear una historia clínica, se les filiará según los datos (nombre, apellidos y número de tarjeta sanitaria) proporcionados por la madre o acompañante de forma provisional.